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发布时间:2013/11/14 12:00

昆区法院“全面绩效管理信息系统”

开发过程与体会

 

一、系统开发过程

2009818,上海88bifa_88bifa官网_88bifa官网登录公司受昆区人民法院邀请,共同设计开发“昆区法院全面绩效管理信息系统”,整个项目大致经历了五个阶段,共用了1个月的时间。

(一)项目启动。签订合同前,双方均成立了项目组,昆区法院项目组主任由办公室张昊主任担任,东旦软件项目组由研究咨询部何休群总监担任;东旦项目组到达现场后,首先与昆区法院项目组共同制定了项目工作计划及沟通协调机制,并制定了《项目管理手册》,作为双方项目组共同工作和协调的依据。

(二)总体方案设计。总体方案设计阶段的主要任务是研究确定信息化条件下的绩效管理体系改进与实现方案,具体内容包括绩效管理方案设计、绩效管理软件设计、硬软系统集成等方面。东旦项目组在广泛收集、研究昆区法院现行规章制度、考核操作细则的基础上,着眼管理创新与管理深化,与昆区项目组共同确定了信息系统的总体定位、考核管理方法(包括考核管理层级、内容、周期、评分方法等)、系统操作权限等。同时,东旦项目组根据研究预案配置了软件的主要界面及主要功能,供领导观摩决策。824,项目组向法院领导进行了第一次报告,一次性通过了信息系统的总体定位及主要功能规划。

(三)数据导入与优化设计。总体方案确定后,东旦项目组随及将昆区法院的部门、岗位及人员信息装载入信息系统,并与昆区项目组不断沟通确认考核管理及技术细节,包括考核周期、考核主体、考核指标等等;通过两轮的正式报告沟通和项目组之间的经常联系协调,至910止,东旦项目组已完成所有功能模块的设计、开发与实现。

(四)培训辅导与试运行。系统设计开发完毕后,双方项目组组织召开了三次培训会,对考核管理方案及信息系统操作问题分别向系统管理员、庭室人员、职能部门人员进行讲解和答疑;之后,又组织6名计算机操作基础较好的人员模拟各部门、各岗位人员的实际工作和考核流程进行了培训联合测试。东旦项目组技术人员全程参与,对发现问题进行了及时修改。

(五)系统维护与升级。916项目验收结束后,东旦项目组撤离现场。回到驻地后,项目组对昆区信息系统进行了回顾、总结与系统优化,并根据昆区法院实际应用需要进行了不间断修改、升级与维护。所有维护与升级工作均通过电话拨号上网的方式进行,既保证了昆区法院信息系统的安全,也保证了维护升级的及时性,多数维护升级工作均可立即响应,最长的维护升级时间不超过4小时。

二、昆区法院系统特色

我们认为,绩效管理信息系统管理理论、管理创新与信息技术的有机结合。昆区法院“全面绩效管理信息系统”的特色主要表现在以下三个方面:

(一)总体定位高。项目一开始,王院长就将本系统界定为“全面绩效管理信息系统”,我们理解应当包括以下几层含义:(1)全面绩效是指部门和个人的综合表现,不仅包括审判/立案流程绩效,而且包括能力素质、日常工作、平时表现、调研宣传、部门管理等方面的效率和效果;(2)全面绩效是指法院的整体绩效,包括共性目标、分类目标、动态目标的计划与管理多个方面;(3)绩效管理不等同于绩效考核,应当包括目标制定、分解、执行、监督、调整、考核等过程;(4)绩效管理是一个协同的管理体系,全局层(院领导及职能部门)、部门层(业务庭室及综合部门)、个人层均应独立进行绩效计划、执行报告、总结考核,以确保事事有人管、事事有回音、人人有监督。

(二)管理体系完善。针对本项目的总体定位,本系统集成了8种管理方法。(1)共性目标管理,共性目标是指各部门和个人均应遵守的行为规范,采用关键行为管理方法,即事先定义行为标准,发现问题进行扣分。本方法具体操作简介、适应性广等特点,是落实“行为规范”、“庭审规范”、“党风廉政建设”等日常性工作任务的有效方法。2)分类目标管理,分类目标是指部门和岗位的职责、任务及考核指标,采用计划管理方法,即年初各部门和个人根据部门/岗位职责制定年度工作目标(包括定性和定量),作为指导平时工作及年终考核的依据,不仅有利于考核管理方案的细化、提高考核管理的针对性,同时体现自我承诺和自我管理。(3)动态目标管理,动态目标是指上级下达和本单位明确的阶段性工作任务,采用任务层层分解与考核的方法,以确保重点工作和阶段性工作任务的完成;(4)部门目标管理,部门目标是指某具体部门的所有目标,包括共性目标、分类目标、动态目标,采取动态管理的方法,即每月各部门针对全年工作目标制定工作计划,并对上月工作计划进行总结报告,作为上级检查考核的依据;(5)工作周日管理,工作周日是指每个人员按周记录本周完成的主要工作,作为上级检查及考核的依据;(6)工作目标点评,指相关领导和部门按权限对各部门、个人的工作完成情况进行查看、点评,目的在于加强过程监督与指导;(7)工作任务考核,包括部门/个人工作总结,主管部门考核等,由于信息系统中自动记录了年目标、月计划、月纪实、工作周志、领导点评等信息,考核评分时可逐项查看相关信息,不仅可降低考核评分难度,也可提高考核的客观性;(8)民主测评管理,民主测评是指全体干警对相关人员的能力素质进行综合评价,是目标/任务考核的重要补充。

3)管理责任清晰。昆区法院绩效管理信息普遍采用了三层管理组织、二次考核督导的模式。即院领导及相关职能部门按分工制定工作目标和考核标准,对部门进行动态考核、监督与指导;部门管理员(部门长或专门操作本系统的人员)负责部门工作计划管理、个人工作实绩管理以及日常考核监督工作;每个干警负责个人工作计划、工作报告及绩效分析。通过层级管理,一方面可调动各部门和每个干警的计划意识、责任意识、绩效意识,同时将考核监督过程与各职能部门的职能工作有机结合,与部门/个人的日常工作过程有机结合,实现了全员、全过程的绩效管理,可有效避免为考核而考核、事后考核带来的一系列问题。同时,本方案和系统中增加了工作点评、共性目标考核(平时抽察)等机制,院领导不仅可查看各责任部门、责任人的工作情况,同时可查看各职能部门履行检查督察的情况,一方面可确保考核管理体系的实施,同时营造阳光工作平台,营造竞争、求实的工作氛围,有效防止虚报、漏报、瞒报等行为。实现了年底考核与平时考核相结合、共性目标考核与个性工作考核相结合、上级考核与同事测评相结合、工作职责与工作分工考核的有机结合。

(四)自动化程度比较高。所有目标制定、归集、细化、统计、汇总工作均由信息系统自动完成,不仅有效解决了手工管理模式下工作量大问题,而且提供的信息更加丰富,考核汇总更加及时,大大提高工作效率。具体表现在以下几个方面:(1)分类目标支持定制模板,只需一键式“导入”即可;(2)可针对不同部门/岗位的不同指标,设置不同的考核主体、考核周期和评分办法,系统按考核时机自动生成考核表;(3)可将动态目标即时分解到各部门,各部门按目标分类进行查看;(4)全面支持任务计划、纪实、小结、点评、考核等绩效管理过程;(5)根据测评对象类型自动发布、回收、统计测评表,大大提高测评工作效率;(6)自动汇总目标考核、平时考核、民主测评等方面的得分。

(五)系统安全可靠。在本项目中,东旦团队采用了大量的先进技术,以确保信息系统的简便操作和安全可靠。(1友好性:支持大量信息在同一页面按层级展开浏览,在保持内容结构的同时,彻底免除翻页的烦脑;支持页面帮助和操作手册自定义;支持在线排障、帐户切换等功能;基于BS结构开发,除业务管理员外,其他人员只需点击鼠标即可完成主要操作。(2)高效性:对单一条件精确查询数据时间限制在5秒内;支持200个以上用户同时查询同一信息,保证系统正常运行;当数据记录数>1万条时,信息的检索速度≤5秒。支持数据、图像等多媒体的存储、处理和传输;(3)兼容性:支持EthernetFast Ethernet100 Base AnylanFDDIDDNPPPPSTNATMX.25等各种网络体系结构;支持Internet/Intranet/Extranet技术;服务器支持常用操作系统;用户机支持台式机、笔记本等,支持Windows9XWindows NTWindows 2000Windows XPWindows 2003Windows VistaLinux等操作系统。(4)安全性:程序中对于已知的各种可能的攻击行为进行了预防,以防止对系统造成破坏以及信息泄露;对于安全性要求比较高的用户,我们可提供东旦软件自主研发的防火墙,可以完全把危险源隔离开,只对外开放必要的服务;有权限的用户才能获得令牌,获得令牌后方或操作相关功能;每步操作都有业务模型控制数据读取权限,无权限的用户无法查询和操作。

三、主要经验与体会

我们认为,绩效管理信息系统是对现有管理制度、管理体系的整合,是管理理论、管理实践与信息技术的有机结合,难点也在于管理传统、管理理论、信息技术的结合上。一方面,软件功能的设计开发要以科学管理理论为指导,并紧密结合用户的传统与实际;另一方面,信息系统为管理智能化、管理精细化、管理规划化又提供了很大的空间,反过来对现有的管理体系和制度提出了新的更高的要求。

(一)主要领导支持是关键。无论是信息系统的总体定位、考核管理内容的界定、考核管理方法的整合,还是考核周期、考核主体的确定,都涉及法院管理的各个方面,必须要有高层领导的参与和决策。在本项目,王院长及昆区法院项目组领导思路清晰、决策果断、精心组织,凡是东旦项目组提出的意见、建议均及时答复,凡是列入项目计划内的事项均按时间节点落实,不仅为整个项目实施节省了时间,同时为整个信息系统的规划设计起到了决定性作用。

(二)系统优化是核心。昆区法院作为全国优秀法院,管理基础十分扎实,精细化程度很高。现行的管理制度涉及业务管理、行政办公、组织人事、考核监督等各个方面,不仅建成了“审判流程管理系统”、“司法绩效评估系统”,而且建立了详细的部门、岗位职责、考核指标体系以及相应的通报制度、平时考核制度、工作计划制度、季/年考核制度等等。如何通过信息系统将这些制度整合起来,并以考核为手段促进各项制度的落实,是本项目成功的关键。在项目过程中,东旦项目组积极借鉴国内外案例及积累的研究成果,积极向昆区项目组建言建策,昆区法院领导按照科学、规范、全面、高效的原则,认真对待东旦提出的合理化建议,王院长先后3次参加项目沟通会,项目组成员保持随时沟通,基本实现了管理体系的整合与绩效考核的深化、细化。

(三)持续改进是保证。绩效管理信息系统涉及面广、参与人员众多,无论考核管理方案设计还是信息系统开发,均不可能一次到位。从管理方案角度看,昆区法院的绩效管理体系已比较全面具体,但在具体部门、岗位考核指标、考核方法的设计上还应做深入细致的工作,并根据形势和任务的需要进行不断优化和调整。从信息系统角度看,东旦提供的产品已实现了管理方案全配置、用户功能全配置、操作权限可配置,但随着实际运用人员的增多,在操作人性化及与管理方案匹配上可能还需要作进一步的修改。早在项目开始前,昆区法院及东旦软件就明确了“长期合作、共建品牌”的原则;在项目实施过程中,双方项目组坚持不断沟通、不断优化、不断细化的原则共同工作;在项目验收后,东旦软件履行终身维护升级和7*24小时服务承诺,为本系统的运行、维护、升级和持续改进奠定了坚实的基础。